عندك ملف طويل؟.. خطوات لاستخدام الذكاء الاصطناعى فى تلخيصه

أصبح الذكاء الاصطناعي من الأدوات التي تساعد المستخدمين على التعامل مع المستندات الطويلة واستخراج المعلومات الأساسية منها في وقت أقل، سواء كانت تقارير عمل أو أبحاثًا علمية أو ملفات دراسية بصيغة PDF أو Word، إذ تتيح بعض الأدوات رفع الملفات وطلب تلخيصها أو تنظيم محتواها في نقاط واضحة تسهّل مراجعتها، وتعتمد دقة النتيجة على وضوح التعليمات المقدمة للأداة، وطبيعة الملف، ومدى تحديد المطلوب من التلخيص، لذلك لا يكفي طلب اختصار المستند فقط، بل يُفضل تحديد الأفكار التي يحتاج المستخدم إلى استخراجها، وطول الملخص، وطريقة عرضه، مع مراجعة المعلومات المهمة بالرجوع إلى الملف الأصلي.

خطوات تلخيص الملفات الطويلة باستخدام الذكاء الاصطناعي

يمكن الاستفادة من أدوات مثل ChatGPT في تلخيص المستندات باتباع الخطوات التالية:

1. اختيار أداة تدعم رفع الملفات: افتح أداة ذكاء اصطناعي تتيح التعامل مع المستندات، وتحقق من أنواع الملفات المدعومة وحدود الاستخدام المتاحة لحسابك.

2. رفع الملف المطلوب تلخيصه: أرفق المستند بصيغة مدعومة، مثل PDF أو DOCX أو TXT، بحسب إمكانات الأداة المستخدمة.

3. تحديد المطلوب بوضوح: اكتب أمرًا مباشرًا يوضح أنك تريد تلخيص الملف، مع تحديد الهدف من الملخص، سواء كان للمذاكرة أو إعداد تقرير أو التعرف على أهم النتائج.

4. تحديد شكل الملخص: اطلب عرض الأفكار الرئيسية في نقاط مختصرة، أو تقسيم الملخص وفق عناوين المستند الأصلية، أو تقديم شرح مبسط للمصطلحات الصعبة.

5. استخراج المعلومات المهمة: اطلب من الأداة تحديد النتائج الأساسية والأرقام والتواريخ والتوصيات الواردة في الملف، مع الإشارة إلى مواضعها في المستند متى أمكن.

6. مراجعة النتيجة وتعديلها: إذا كان الملخص طويلًا أو عامًا، اطلب اختصاره أو التركيز على جزء محدد، مع التأكد من عدم إغفال المعلومات التي تحتاج إليها.

7. مقارنة الملخص بالملف الأصلي: راجع الأرقام والأسماء والاستنتاجات والاقتباسات المهمة للتأكد من دقتها، لأن أدوات الذكاء الاصطناعي قد تخطئ أو تتجاوز بعض التفاصيل.

أمر جاهز للحصول على ملخص أكثر دقة

للحصول على نتيجة أفضل، يمكن استخدام صيغة واضحة عند رفع الملف، مثل:

«لخّص هذا الملف مع الالتزام بالمعلومات الواردة فيه فقط. استخرج الأفكار الرئيسية والنتائج والأرقام والتوصيات، ونظّمها تحت عناوين واضحة. اجعل الملخص مختصرًا وسهل الفهم، واذكر النقاط التي تحتاج إلى مراجعة أو التي لم يتضح معناها من المستند، ولا تضف معلومات غير موجودة في الملف»، ويمكن تعديل الأمر بحسب طبيعة المستند، فتلخيص بحث علمي يحتاج إلى إبراز المنهج والنتائج والقيود، بينما يحتاج التقرير الإداري إلى التركيز على الأرقام والتوصيات والقرارات المطلوبة.

نصائح مهمة قبل الاعتماد على الملخص

ينبغي التأكد من أن الأداة تعاملت مع الأجزاء المطلوبة من المستند، خصوصًا إذا كان الملف طويلًا أو يحتوي على جداول ورسوم بيانية أو صفحات مصورة. وفي بعض الحالات، قد يحتاج المستخدم إلى تقسيم الملف إلى أجزاء أو طلب تلخيص كل فصل بصورة مستقلة، كما يُنصح بعدم رفع مستندات تحتوي على بيانات شخصية أو معلومات سرية إلى أدوات لا تسمح سياسات العمل أو الخصوصية باستخدامها، مع ضرورة مراجعة أي معلومة ستُستخدم في بحث أو تقرير أو قرار مهم، ويساعد الذكاء الاصطناعي على تسريع قراءة المستندات وتنظيم المعلومات، لكنه لا يغني عن الرجوع إلى المصدر الأصلي، خاصة عندما يتعلق الأمر بالأرقام أو النتائج العلمية أو المعلومات التي تتطلب دقة عالية.